Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 3 november 2026

Je stem is van jou. Hieronder lees je welke gegevens we verwerken als je meedoet, waarom, wie ze kan zien en wanneer ze weer verdwijnen.

Wie is verantwoordelijk?

[Naam organisatie], [adres], is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens. Vragen of verzoeken stuur je naar [e-mailadres].

Welke gegevens verwerken we?

Als je stemt, bewaren we:

• Je e-mailadres. Zo kunnen we je stem aan één persoon koppelen, dubbel stemmen voorkomen en je de bevestigingsmail sturen.
• Je stem. De volgorde die je per categorie hebt gekozen, en je keuze voor de overall award.
• Gegevens over de bevestiging. Je stem telt pas als je op de link in de bevestigingsmail klikt. Daarvoor bewaren we een versleutelde code van die link, tot wanneer de link geldig is (maximaal 48 uur, en nooit langer dan het stemmen open is), of de mail is verstuurd, en wanneer je je stem hebt bevestigd.
• Het tijdstip van je stem.
• Een versleutelde afgeleide van je IP-adres. We bewaren je IP-adres zelf niet, maar een code die daaruit is berekend met een geheime sleutel. Uit die code is je IP-adres niet terug te rekenen. Zo kunnen we misbruik signaleren, zoals iemand die honderden keren probeert te stemmen.

Daarnaast houden we bij hoe vaak vanaf dezelfde IP-code een stem of inlogpoging is gedaan, en hoe vaak er naar hetzelfde e-mailadres is gemaild. Ook dat laatste doen we met een versleutelde code, niet met het adres zelf. Zo voorkomen we spam en misbruik, bijvoorbeeld dat iemand een ander adres volstuurt met mails.

Stem je een tweede keer met hetzelfde e-mailadres, dan telt alleen je eerste stem. Je krijgt dan een mail dat er al met dit adres is gestemd. De website zelf laat nooit zien of een adres al heeft gestemd.

Wijst iets op misbruik, dan kan de organisatie een stem ongeldig verklaren. De reden daarvan leggen we vast bij die stem.

Wat we niet doen: we gebruiken geen analytics, geen trackers en geen advertentiecookies. Bezoekers en stemmers krijgen geen cookies.

Wat gebeurt er in je browser?

Terwijl je het formulier invult, bewaart je browser je tussenstand in het tijdelijke geheugen van het tabblad. Dat zijn je volgorde en je antwoorden, zonder e-mailadres. Zo raak je niets kwijt als je de pagina per ongeluk herlaadt. Die gegevens gaan niet naar onze server. Ze verdwijnen als je het tabblad sluit of je stem verstuurt.

Waarom verwerken we dit?

Om de stemming uit te voeren en eerlijk te houden.

Wie ziet wat?

• De organisatie ziet de uitslag zonder e-mailadres. De uitslag toont nooit een e-mailadres naast een stem.
• Technisch kunnen beheerders van de database wel zien welk e-mailadres bij welke stem hoort.
• Na afloop krijgt de notaris de stembiljetten, zonder e-mailadressen, zodat die de uitslag kan controleren.
• We delen je gegevens niet met anderen, behalve met de partijen hieronder die ons helpen de stemming te laten draaien.

Wie verwerkt gegevens voor ons?

• Vercel host de website, op servers in Frankfurt (EU). Vercel bewaart technische serverlogs, waaronder IP-adressen.
• Neon beheert de database met de stemmen, de e-mailadressen en de versleutelde codes, in Frankfurt (EU).
• Sanity beheert de inhoud van deze website, zoals teksten, categorieën en genomineerden. Sanity krijgt geen stemmen en geen e-mailadressen. Wel worden de afbeeldingen op de site via het netwerk van Sanity geladen, en Sanity ontvangt daarbij je IP-adres.
• Resend verstuurt de bevestigingsmail, vanuit Ireland (eu-west-1). Resend ontvangt je e-mailadres en bewaart verzendlogs [bewaartermijn].
• YouTube en Vimeo krijgen alleen gegevens als je op een video klikt. Video's laden pas na je klik, via youtube-nocookie.com of via Vimeo met "do not track". Deze partijen kunnen gegevens buiten de EU verwerken.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Je e-mailadres, de versleutelde codes van je IP-adres en e-mailadres, en de gegevens over spam- en misbruikcontrole verwijderen we op [datum]. Vanaf dan is je stem niet meer aan jou te koppelen.
• Dat geldt ook voor stemmen die nooit zijn bevestigd. Die tellen niet mee voor de uitslag.
• Je open antwoorden [blijven daarna bewaard, zonder dat ze nog aan jou te koppelen zijn / verwijderen we op dezelfde datum]. Staat er in je antwoord toch een naam of ander persoonsgegeven, dan kan dat daarin blijven staan zolang we de antwoorden bewaren.
• Zodra de notaris de uitslag heeft gecontroleerd, en uiterlijk op [datum, uiterlijk 12 maart 2027], verwijderen we alle stemmen. Daarna bewaren we alleen de totalen per genomineerde.
• De technische logs van onze hostingpartijen vervallen volgens hun eigen termijnen, zie hierboven.

Je rechten

Je kunt ons vragen om:

• inzage in de gegevens die we van je hebben;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van je gegevens;
• beperking van de verwerking[, of bezwaar tegen de verwerking].

Stuur je verzoek naar [e-mailadres]. We reageren binnen een maand.

Let op: nadat je e-mailadres is verwijderd, is een stem niet meer aan een persoon te koppelen. Daarna kunnen we niet meer nagaan welke stem van jou was, en die dus ook niet meer inzien of verwijderen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. Zo gaan stemmen via een beveiligde verbinding en hebben alleen bevoegde beheerders toegang tot de stemgegevens.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan staat hier de nieuwe datum bovenaan.